Tres palabras que en obra se usan como sinónimos y no lo son. Confundirlas cuesta dinero: he visto a contratistas cobrar con el documento equivocado y quedarse esperando el pago.
En una frase cada uno
| Documento | Para qué sirve | ¿Cuándo? |
|---|---|---|
| Presupuesto | Calcular cuánto cuesta ejecutar la obra | Antes de ofertar |
| Cotización | Ofrecer el trabajo al cliente a un precio | Al vender |
| Estimación | Cobrar lo que ya se ejecutó | Durante la obra |
El presupuesto: cuánto cuesta
Es el trabajo técnico. Partes de los planos, sacas las cantidades, asignas precios unitarios y armas el catálogo de conceptos. Al final le sumas indirectos, financiamiento y utilidad.
Es un documento interno: muestra tus costos, tus rendimientos y dónde ganas. Es la base de todo lo demás.
Regla práctica: si tu presupuesto no te dice en qué concepto ganas y en cuál pierdes, no está terminado.
La cotización: cuánto cobro
Es el documento comercial. Toma el presupuesto y lo convierte en una oferta:
- El precio que le pones al cliente (costo + utilidad)
- El alcance: qué incluye y, sobre todo, qué no incluye
- Vigencia (los materiales se mueven; una cotización sin fecha de vencimiento es un riesgo)
- Forma y calendario de pago, anticipo
- Tiempo de ejecución
El nivel de desglose es decisión tuya. En obra privada muchos entregan partidas agrupadas; en obra pública el catálogo con precios unitarios se entrega completo como parte de la propuesta.
La sección de exclusiones es la más importante y la que más se omite. Lo que no está escrito como excluido, el cliente lo asume incluido.
La estimación: lo que ya hice, págame
Aquí ya no se habla de lo que va a costar, sino de lo que ya se ejecutó. La estimación de obra reúne:
- Las cantidades ejecutadas en el periodo
- Sus números generadores como respaldo medido
- Los precios del catálogo contratado (los mismos, no otros)
- Las deducciones: amortización de anticipo, retenciones
Y se presenta a la supervisión para su autorización. Sin estimación autorizada no hay pago, por muy bien construida que esté la obra.
El error que más he visto
Cobrar con una “relación de trabajos” hecha en el momento, sin generadores, y esperar que la supervisión la autorice. No la autoriza. Y cada vuelta son dos semanas más sin cobrar.
El orden correcto no falla:
- Presupuesto → sé cuánto me cuesta
- Cotización → el cliente acepta un precio y un alcance
- Contrato → se fijan catálogo, precios y condiciones
- Generadores → mido lo que voy ejecutando
- Estimación → cobro ese periodo
- Factura → una vez autorizada la estimación
Un apunte sobre los precios
Los precios de la cotización son los que te van a acompañar toda la obra: con esos mismos se estiman los periodos. Si cotizaste con precios del año pasado, vas a ejecutar todo el contrato con un costo desfasado.
Antes de cotizar, revisa el costo de construcción vigente y actualiza tu factor de salario real. Es media hora de trabajo que puede salvar el margen de la obra completa.
¿Te falta algún término? Están todos en el glosario de obra.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre presupuesto y cotización?
El presupuesto es el cálculo interno y detallado de lo que cuesta ejecutar la obra, concepto por concepto. La cotización es la oferta comercial que entregas al cliente, basada en ese presupuesto más tu utilidad y tus condiciones (vigencia, forma de pago, alcance, exclusiones).
¿Qué es una estimación de obra?
Es el documento con el que cobras periódicamente lo que ya ejecutaste. Toma las cantidades del periodo, respaldadas por números generadores, las valoriza con los precios del catálogo y aplica deducciones como la amortización de anticipo y las retenciones.
¿La estimación es lo mismo que la factura?
No. La estimación es el documento técnico que acredita y valoriza lo ejecutado, y se presenta a la supervisión para su autorización. La factura es el comprobante fiscal que se emite una vez autorizada la estimación.
¿Puedo entregarle mi presupuesto completo al cliente?
Puedes, pero piénsalo. El presupuesto detallado muestra tus costos, tus rendimientos y tus márgenes por concepto. Lo habitual es entregar una cotización con el nivel de desglose que la relación comercial requiera; en obra pública, en cambio, el catálogo con precios unitarios sí se entrega como parte de la propuesta.